Kontrakter & aftaler

Hvad er en ansættelseskontrakt?

Det er lovpligtigt for virksomheder og arbejdsgiver at have en skriftlig ansættelseskontrakt med alle medarbejdere, hvis ansættelsesforhold har en varighed på mere end en måned og en gennemsnitlige ugentlige arbejdstid der overstiger 8 timer.

Timelønnet:

En ansættelseskontrakt for en timelønnet medarbejder er en kontrakt, der indeholder alle de væsentligste vilkår for medarbejderens ansættelse.

Funktionær:

En ansættelseskontrakt for en funktionær medarbejder er en skriftlig kontrakt, der beskriver de vilkår og forhold, der skal gælde for ansættelsesforholdet. Den giver derfor klare retningslinjer for både arbejdsgiver og medarbejder.

Hvorfor er den vigtig?

Den er vigtigt for dig som arbejdsgiver, idet det kan give dig en bøde, hvis du ikke har givet en ansættelseskontrakt, eller givet en ansættelseskontrakt, der ikke indeholder de rette oplysninger til en medarbejder, som har ret til denne.

Udover dette giver sådan en kontrakt klarhed for begge parter af hvad der forventes af hinanden. På den måde kan eventuelle misforståelser og konflikter undgås. Disse rammer, som der bliver sat i kontrakten, kan være med til at opbygge et bedre arbejdsmiljø.

Eksempler på hvad sådan en kontrakt kan indeholde:

Funktionær:

• Hvem er parterne
• Tiltrædelse og stillingsbetegnelse
• Arbejdssted
• Arbejdstid og hverv under ansættelse
• Barsel
• Ferie
• Løn
• Pension
• Meddelelse om fravær
• Tavshedspligt
• Ophavsret og opfindelse
• Ophør af ansættelsesforholdet
• Behandling af personfølsomme oplysninger
• Funktionærloven
• Kollektive overenskomster
• Øvrige bestemmelser

Timelønnet:

• Hvem er parterne
• Ansættelse
• Arbejdstid
• Løn
• Udgifter
• Ferie
• Sygdom
• Fortrolighed
• Immaterielle rettigheder
• Varighed
• Opsigelse
• Andre vilkår

Hvad er en direktørkontrakt?

En direktørs rolle i et selskab er at varetage den daglige ledelse og drift. I direktørkontrakten tages der derfor stilling til alle de vigtigste vilkår, såsom direktørens ansvarsområder, løn og opsigelse. Direktørkontrakten regulerer altså personens ansættelse som direktør i selskabet. Dette gælder for både iværksætterselskab (IVS), anpartsselskaber (ApS) og aktieselskaber (A/S).

Hvorfor er en direktørkontrakt vigtig?

Hvis direktøren er ejer i selskabet, er det ifølge Selskabsloven, et lovkrav at der laves en direktørkontrakt, da det er et krav, at alle aftaler mellem selskabet og ejeren laves skriftligt. Er direktøren derimod ikke ejer i selskabet, er det som udgangspunkt ikke et krav, at der udarbejdes en ansættelseskontrakt mellem selskabet og direktøren – dog er det klart en fordel i langt de fleste scenarier.

En direktørkontrakt sikrer nemlig trygge og faste rammer for både selskabet og direktøren, særligt i tilfælde hvor der er flere ejere af selskabet. Med en direktørkontrakt undgår man misforståelser omkring ansættelsesvilkår, såsom løn og ferie. I selskaber, hvor der kun er en ejer, er en direktørkontrakt også en fordel, særligt hvis ejeren på sigt ønsker at trække løn ud af selskabet.

Direktører er ikke omfattet af hverken Funktionærloven (minimumsregler for opsigelsesvarsel, ferie, barsel og opsigelse ved sygdom og lignende) eller overenskomstaftaler. Derfor er der i høj grad aftalefrihed i ansættelsesforholdet, det betyder, at ansættelsesforholdet reguleres af direktørkontrakten.

Hvad er en ”opsigelse af en funktionær” kontrakt?

Det er en kontrakt, som beskriver hvordan opsigelsesperioden skal foregå, hvorfor der opstilles klare rammer for, hvordan perioden skal forløbes og at der ikke skabes misforståelser heraf. Denne laves og underskrives på det tidspunkt du som arbejdsgiver vælger at ophøre samarbejdet mellem dig og funktionær. Her skal der huskes de forskellige opsigelsesvarslers periode, som er opnået gennem deres anciennitet.

Hvorfor er den vigtig?

Den er vigtig for dig som arbejdsgiver, idet du giver en klar ramme til funktionæren på, hvordan opsigelsesperioden skal foregå i forhold til f.eks. afholdelse af optjent ferie, hvordan de forskellige ordninger afvikles og hvor meget funktionæren er berettiget til i en fratrædelsesgodtgørelse.

Eksempler på hvad den kan indeholde:

• Hvem er parterne
• Begrundelse for opsigelse
• Afvikling af opsigelsesperioden
• Optjent ferie
• Pensionsordning
• Bonusordning
• Firmabil
• Fri mobiltelefon og fri telefon
• 2a godtgørelse
• Andre vilkår såsom loyalitetsforpligtelse/tavshedspligt eller destruering af kopier af eventuelt fortrolige dokumenter omkring virksomheden.

Hvad er en ejeraftale?

En ejeraftale/anpartshaveroverenskomst en er en aftale som regulerer ejer- og ledelsesforhold i et selskab. Det er en aftale, som er indgået mellem de respektive kapitalejere. Denne aftale kan derfor laves i et Aktieselskab (A/S), Anpartsselskab (ApS) og et Iværksætterselskab (IVS).

Hvorfor er en ejeraftale vigtig?

En ejeraftale er ikke et obligatorisk, men såfremt der er to flere ejere i selskabet, kan det med fordel anbefales, at udarbejde denne aftale, så tidligt i forløbet som muligt. En ejeraftale skal forsøge at regulere de vigtigste elementer i et selskabs drift. Det er vigtigt at huske på, at en ejeraftale ikke er offentlig tilgængelig, ligesom selskabets vedtægter skal være.

Det betyder dog også, at denne ejeraftale kun er bindende mellem aftalens parter og ikke selskabet, hvilket resulterer i, at ejeraftalen ikke er bindende for generalforsamlingen. Det er vigtigt at forme ejeraftalen efter selskabets behov.

Eksempler på vigtige punkter, som en ejeraftale kan vedrøre er:

  Selskabets formål

  Selskabets ledelse (herunder stemmerettigheder)

  Tegningsregler for selskabet

  En kapitalejers udtræden (kundeklausuler, konkurrenceklausuler mv.)

  Selskabets fremtid ved en kapitalejers død eller skilsmisse

  Salg af ejerandele, forkøbsretter mv.

  Misligholdelse og konsekvenserne ved dette

  Valg af værneting samt lovvalg

  Generelt væsentlige beslutninger/forhold

Hvad er salgs- og leveringsbetingelser?

Det er en aftale mellem virksomheden og en køber, der danner en klar ramme for hvilke betingelser der gælder for en aftale mellem virksomheden og køber, her kunne det f.eks. være; hvor, hvornår og hvem der bærer ansvaret under levering. Hvor, hvornår og hvordan betalingen skal ske. Hvilke muligheder køberen har ved mangel og reklamation hertil.

Hvorfor er de vigtige?

De er vigtige, fordi de danner grundlaget for en aftales eksistens. Jo mere præcise betingelser I har, jo mindre risiko er der for, at der vil opstå konflikter og misforståelser ved en aftale. Det er derfor den letteste måde, hvorpå I som virksomhed kan sikre jer over for en køber.

Eksempler på hvad den kan indeholde:

• Hvem er parterne
• Anvendelse
• Aftalegrundlag
• Produkt, reservedele og ydelser – Serviceydelser
• Pris og betaling
• Forsinket betaling
• Tilbud, ordrer og ordrebekræftelser
• Levering
• Forsinket levering
• Garanti
• Ansvar
• Immaterielle rettigheder
• Fortrolighed
• Værneting

Hvad er handelsbetingelser?

 Handelsbetingelser beskriver de forhold, der gælder mellem en kunde og en virksomhed i forbindelse med salg af en vare eller ydelse. Driver du en webshop, skal du være opmærksom på, at din handelsbetingelser skal ligge frit tilgængelig for kunden på hjemmesiden.

Hvorfor er den vigtig?

Det er vigtigt for kunden at vide, hvem de handler med, hvordan selve betalingen og levering foregår. Hvilke ansvar virksomheden har i forbindelse med salget af varen eller ydelsen. Hvordan virksomhedens returneringspolitik er. Hvordan virksomheden benytter kundens data og hvem de skal klage til, hvis der skulle opstå problemer. Handelsbetingelserne er med til at skabe tryghed for kunden, da de vil være sikre på, hvordan virksomheden handler. Det er ligeledes vigtigt for virksomheden at fortælle, hvad virksomhedens betingelser er ved en handel, og hvordan virksomheden agerer i sådan en situation.

Eksempler på hvad handelsbetingelser kan indeholde:

• Virksomhedsoplysninger
• Priser og betaling
• Levering
• Ansvar
• Returneringspolitik
• Databehandling
• Klagemuligheder
• Kontakt
• Ændringer på handelsbetingelser
• Værneting

Hvad er en hemmeligholdelsesaftale/NDA?

NDA står for ’Non Disclosure Agreement’ – eller på dansk en hemmeligholdelsesaftale – og er et juridisk dokument, der sikrer, at den underskrivende part ikke anvender eller omtaler viden, og eventuelt fortroligt materiale, som er kommet personen eller virksomheden i hænde gennem udlevering eller ved et møde.

Hvorfor er en hemmeligholdelsesaftale vigtig?

En hemmeligholdelsesaftale er en stor fordel for en virksomhed, hvis virksomheden finder det nødvendigt at have samarbejdspartnere eller underleverandører. NDA’en beskytter de oplysninger, som er fortrolige. Den dækker derved ikke oplysninger, der allerede er offentligt tilgængelige. Dette betyder med andre ord, at i det øjeblik informationerne er spredt til offentligheden, vil oplysningerne ikke længere være fortrolige.

Hvis den underskrivende part overtræder NDA’en, skal denne betale en erstatning samt en konventionalbod for overtrædelsen.  En konventionalbod er et fixeret beløb, som betales som en kompensation for overtrædelsen. Størrelsen af konventionalbåden kan blive fastgjort gennem aftalen. NDA’en er overtrådt, hvis den underskrivende part videregiver fortrolige oplysninger, som er dækket af aftalen.

Hvad er nye vedtægter?

Vedtægter er et dokument, der beskriver de interne regler i et selskab modsat en ejeraftale der kun er gældende for de underskrevne parter. Vedtægter laves i forbindelse med selskabsstiftelse og indeholder de vigtigste oplysninger. Det er dog muligt at ændre et selskabs vedtægter i forbindelse med ændring af f.eks. selskabskapital, selskabsnavn, formål eller ledelsesmodel. Det er kun selskabets ejer der kan beslutte at ændre selskabet vedtægter. For at den nye vedtægt kan blive gældende, kræves det, at der afholdes en generelforsamling, hvor ejerne bliver enige om de nye vedtægter og får underskrevet denne.

Hvorfor er den vigtig?

Vedtægter er vigtige, idet den indeholder de vigtigste oplysninger om selskabet. Vedtægter er et dokument med regler for hvordan virksomheden skal agere. Her kan der blive aftalt, hvordan virksomhedens overskud skal fordeles, hvor lang fristen er ved f.eks. indbetaling af selskabskapital. Hvilken ledelsesstruktur der anvendes. Stemmeretten fastlægges også efter vedtægterne. Hvem der har forkøbsretten osv.

Ifølge Selskabsloven § 28 skal vedtægter indeholde:

• Kapitalselskabets navn og eventuelle binavne
• Kapitalselskabet formål
• Selskabskapitalens størrelse, og antallet af kapitalandele eller kapitalandele pålydende værdi
• Kapitalandelenes rettigheder
• Kapitalselskabets ledelsesorganer, herunder oplysning om den valgte ledelsesstruktur, jf. § 111, og i aktieselskaber oplysning om antallet eller mindste og højeste antal medlemmer af de forskellige ledelsesorganer og eventuelle suppleanter samt valgperioden for medlemmerne af det øverste ledelsesorgan
• Indkaldelse til generalforsamling
• Kapitalselskabets regnskabsår

Hvad er en samarbejdsaftale? 

En samarbejdsaftale har til formål at sikre, at der er klare regler, stabilitet og forudsigelighed i og omkring samarbejdet.

Hvis du eller din virksomhed samarbejder med leverandører, kunder eller andre tredjeparter kan der let opstå usikkerhed eller tvivl om, hvad der egentlig er aftalt. Derfor er det vigtigt, at man udarbejder en samarbejdsaftale med sine leverandører, faste kunder og andre samarbejdspartnere, så alle parter er på det rene med de gældende spilleregler.

Hvorfor er en samarbejdsaftale vigtig? 

Det er vigtigt at være sikker på sin retsstilling i et samarbejdsforhold. Dette skaber både tryghed, og gør, at man nemmere kan navigere i samarbejdet samt planlægge virksomhedens fremtid.

En samarbejdsaftale giver begge parter et klart overblik over spillereglerne for samarbejdet, og kan samtidig udarbejdes i en retning, der er gunstig for virksomheden.

LegalUp anbefaler altid, at man tilpasser sine samarbejdsaftaler til ens virksomheds specifikke behov i stedet for enten at forlade sig på aftaleloven eller tage udgangspunkt i nogle standardbetingelser. Der kan være stor forskel på behov og hensyn fra branche til branche.

Eksempler på hvad en samarbejdsaftale kan regulere:

 Hvem er parterne

 Formålet med samarbejdet

 Priser og vilkår

 Rettigheder og pligter

 Varighed

 Konkurrence

 Hemmeligholdelse

 Genforhandling

 Ophør og pligter ved ophør

 Misligholdelse

 Værneting

 Underskrifter

Hvad er en køb- og salgsaftale?

En køb- og salgsaftale er en aftale, som beskriver, hvad køber og sælger har aftalt i forbindelse med en handel. Dette kan være en aftale om en ejendom, et produkt eller en IP-rettighed, som der skal overdrages.

Hvorfor er den vigtig?

En køb- og salgsaftale er vigtig, da den skaber et overblik over ens rettigheder og forpligtelser for aftalen, således der ikke skabes misforståelser og forvirring senere hen. Når aftalen er udfærdiget og underskrevet, kan den officielle overdragelse gå i gang, hvor man her, har fået dokumentation for handel. Med køb- og salgsaftale vil man ikke være i tvivl om, hvem der ejer varen.

LegalUp anbefaler altid, at der skal laves en skriftlig aftale, fremfor en mundtlig, da det kan være svært at bevise sin ret i tilfælde af en tvist.

Eksempler på hvad en køb- og salgsaftale kan regulere:

• Hvem er parterne
• Beskrivelse af varen
• Pris
• Levering
• Levering og risiko for tab
• Undersøgelse ved modtagelse
• Garanti
• Misligholdelse
• Værneting
• Force Majeure
• Diverse

Hvad er en konsulentaftale?

En konsulentaftale indgås mellem en virksomhed, som har en opgave der skal udføres, og en konsulent, der udføre den pågældende aftale. Formålet med aftalen er, at begge parter får aftalt skriftligt, hvad der forventes af hinanden, og hvilke forpligtelser de har over for hinanden. Herved opstår der ingen usikkerhed eller tvivl om, hvad der egentlig er aftalt.

Hvorfor er den vigtig?

En konsulentaftale er vigtig, da den skaber et overblik over, hvilke regler der gælder for samarbejdet mellem virksomheden og konsulenten. Dette skaber både tryghed, og gør, at man får et bedre samarbejde, samt øger ens fokus, da man kender til ens retsstilling.

Et samarbejde mellem en virksomhed og en konsulent kan skabe misforståelser eller forvirring, da de kan have forskellige arbejdsmetoder, hvorfor det er vigtigt at aftale, hvad der forventes af hinanden.

LegalUp anbefaler altid, at man tilpasser sin konsulentaftale til ens virksomheds specifikke behov, da der vil være forskellige fokusområder fra opgave til opgave.

Eksempler på hvad en konsulentaftale kan indeholde:

• Hvem er parterne
• Baggrunden for konsulentaftalen
• Udførlig beskrivelse af opgaven
• Tidspunktet for opgavens udførelse
• Hvor opgaven skal udføres
• Rettigheder og pligter
• Vederlag
• Regulering af immaterielle rettigheder
• Fortrolighed og loyalitet samt konkurrence- og kundeklausul
• Varighed
• Ansvar og forsikring
• Aftalens ikrafttræden, ophør samt opsigelse
• Voldgift
• Øvrige vilkår
• Værneting

Hvad er en ekstraordinær generalforsamling?

Det er en generelforsamling, som kan blive afholdt udover den ordinær generelforsamling. Det er ikke et lovkrav at den bliver afholdt, men en mulighed. Til denne forsamling, skal de obligatoriske punkter ikke behandles, som de skal ved en ordinær. Ekstraordinær generelforsamling afholdes, hvis der er behov for at træffe beslutninger omkring selskabet i perioden mellem de to ordinære generelforsamlinger.

Hvorfor er den vigtig?

Den er vigtig, da man ikke har behov for at vente til næste ordinær generelforsamling, for at træffe beslutninger omkring selskabet, idet man blot kan indkalde til en ekstraordinær generelforsamling.

Eksempler på hvad den kan indeholde

• Selskabsnavn – CVR
• Dato
• Deltagere
• Dagsorden
• Valg af dirigent
• Forslag om f.eks. nye tiltag til selskabet

Hvad er en skriftlig advarsel?

Det er en advarsel, som er givet af ledelsen om, at en medarbejder ikke lever op til deres forventning, eller pga. en bestemt adfærd, hvorfor der ønskes forbedringer på disse punkter. Her gives der en konkret forklaring af hvad der skal forbedres, og en deadline for, hvornår dette skal ske.

Hvorfor er den vigtig?

En skriftlig advarsel er vigtig, idet den kan hjælpe ledelsen med at rette op på en medarbejder, der ikke har oplevet til ens forventninger. Skulle det ske, at en medarbejder ikke retter sig op inden den givne deadline, vil der opstå en konsekvens. Er medarbejderen funktionær, er det et krav, at de modtager mindst én skriftlig advarsel forinden en opsigelse.

Eksempler på hvad den kan indeholde

• Hvem er parterne
• En konkret beskrivelse af, hvad problemet er
• En konkret beskrivelse af, hvad arbejdsgiveren forventer af medarbejderen
• En deadline for, hvornår medarbejderen ændrer sig
• En konkret beskrivelse af, hvilke konsekvenser det kan medføre
• Begge parters underskrift

Hvad er en privatlivspolitik? 

Det er en redegørelse for brug af kunders persondata. I en privatlivspolitik vil der blive redegjort for, hvordan en virksomhed eller hjemmeside behandler dens kunders persondata, hvad grundlaget for indhentning af data er, og hvem der har adgang til deres kunders persondata.

Hvorfor er denne vigtig?

Den er vigtig for jer som virksomhed, da loven siger, at der er oplysningspligt ved indsamling af personoplysninger. Derfor vil en privatlivspolitik være det bedste redskab til netop at informere kunden om, hvordan I behandler deres persondata. Hvis en virksomhed ikke overholder loven og behandler data, som de ikke må berøre, kan dette medføre bøde.

Eksempler på hvad en privatlivspolitik kan indeholde:

• Kontaktoplysninger for den dataansvarlige
• Kontaktoplysninger for en eventuel databeskyttelsesrådgiver
• Hvad personoplysninger er
• Hvilke personoplysninger der indsamles
• Formålene med indhentning af persondata, og retsgrundlaget for behandlingen
• Tidsrum for opbevaring af persondata
• Hvem der har adgang til persondata
• Deling af personoplysninger med tredjepart
• Beskyttelse af personoplysninger
• Hvilke rettigheder man som kunde har
• Klagemuligheder

Hvad er en databehandleraftale?

Det er en aftale mellem databehandler og dataansvarlig. Det er et dokument, som fungerer som en instruktion til databehandleren. Hvordan databehandleren er forpligtet til at behandle data. Det fremgår direkte af loven, at der skal foreligge en skriftlig databehandleraftale. Hvis I ikke har en databehandleraftale, skal der straks laves en skriftlig databehandleraftale for at være ajour med persondataloven.

Hvorfor er den vigtig?

Den er vigtig, da denne aftale blandt andet regulerer, hvordan databehandleren må behandle personoplysninger, som den dataansvarlig har indsamlet, på den dataansvarliges vegne og til hvilket formål disse oplysninger skal bruges til. Den forpligter databehandleren til at behandle efter klare instrukser, så behandlingen vil ske med omhu og sikkerhed.

Eksempler på hvad en databehandleraftale kan indeholde:

• Baggrund for databehandleraftalen
• Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder
• Databehandleren handler efter instruks
• Fortrolighed
• Behandlingssikkerhed
• Anvendelse af underdatabehandlere
• Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer
• Bistand til den dataansvarlige
• Underretning om brug på persondatasikkerheden
• Sletning og tilbagelevering af oplysninger
• Tilsyn og revision
• Parternes aftaler om andre forhold
• Ikrafttræden og ophør
• Kontraktpersoner
• Bilag A: Oplysninger om behandlingen
• Bilag B: Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste og godkendte underdatabehandlere
• Bilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
• Bilag F: Parternes regulering af andre forhold

Hvad er interne procedurer?

Ledelsen skal udarbejde procedurer og retningslinjer for, hvordan og hvorledes medarbejdere må og skal indsamle, behandle og videregive personoplysninger.  Procedurerne kan med fordel målrettes medarbejdernes forskellige funktioner, således hver afdeling får specifikke procedurer, der er skræddersyet efter den enkelte afdelings arbejdsopgaver.

Hvorfor er interne procedurer vigtig?

Dette er vigtigt for selskaber at indføre, da det giver medarbejderne retningslinjer for, hvorledes arbejde med personoplysninger skal behandles.